Personalisierung und Nummerierung
Warum Personalisierung?
Nichts ist mühsamer, als für ein Mailing oder sogar für eine Weihnachtskarte im kleinen Kreis jede Adresse einzeln aufzuschreiben oder für jeden Kunden eine separate PDF zu erstellen, um einen individuellen QR-Code für die digitale Anmeldung zu einer Veranstaltung bereitzustellen. Bei 20 Adressen mag das noch machbar sein, bei 100 wird es schon unpraktisch, und bei 5000 wird es schlichtweg absurd.
Für solche Aufgaben bietet die Personalisierung, auch als Stapelverarbeitung bekannt, eine effiziente Lösung. Dabei wird ein Datensatz (in der Regel als XLS oder speziell formatierte CSV oder TXT) verwendet, um eine Druckdatei mit variablen Inhalten zu erstellen. Mit hochwertigen Datensätzen lassen sich nahezu alle gewünschten Elemente von Druckprodukten individuell gestalten.
Was können wir personalisieren?
- Texte Auch einzelne Wörter innerhalb von Fließtexten und Adressfeldern
- Bilder
- Barcodes
- QR-Codes Diese können Texte, Links (inklusive Webseiten, Bilder, Audios oder Videos) sowie VCards/digitale Visitenkarten enthalten
Voraussetzungen für eine Personalisierung
- Eine Tabelle mit allen variablen Angaben (z. B. als Excel- oder OpenOffice-Datei)
- Ein Stand-PDF das zeigt, wo welche Informationen im Druck erscheinen sollen
- Ein Druck-PDF (oder eine offene InDesign-Datei), aus der die variablen Inhalte entfernt wurden
- Detaillierte Angaben zu den verwendeten Schriften (Schriftart, -schnitt, -größe).
Der Datensatz
Jede Variable sollte in einer eigenen Spalte aufgeführt werden: Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt und gegebenenfalls ein Bild. Um unansehnliche Lücken zu vermeiden, entfernen Sie bitte alle Leerzeichen vor und hinter den Datensätzen. Auch leere Felder sollten tatsächlich leer sein, ohne zusätzliche Leerzeichen. Für die Personalisierung von Bildern sollte der vollständige Dateiname in einer eigenen Spalte stehen.
Bei einer Nummerierung benötigen wir die gleichen Grundlagen, jedoch muss die Tabelle mit dem entsprechenden Nummernkreis gefüllt sein.
Wenn Sie unsicher sind oder zum ersten Mal einen Datensatz für eine Personalisierung erstellen, stehen wir Ihnen gerne telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung. Sie können uns auch die (vorläufige) XLS-Datei anhängen.
Druckdaten
Das Druck-PDF sollte den allgemeinen Anforderungen an eine druckbare PDF entsprechen. Das PDF zur Ansicht und Einrichtung der variablen Datensätze kann in niedrigerer Auflösung vorliegen.
Bei offenen InDesign-Dateien gelten die gleichen Anforderungen wie für unpersonalisierte Druckdaten.
Für komplexe Personalisierungen, die Textvariablen oder wechselnde Bilder, Barcodes oder QR-Codes umfassen, bitten wir um telefonischen oder schriftlichen Kontakt. In solchen Fällen kann die Aufbereitung des Datensatzes umfangreicher sein. Bitte senden Sie uns einen Datensatzauszug (bevorzugt als XLS) sowie ein Mustertemplate, damit wir uns ein genaues Bild machen können.
Hinweise zur Tabelle
- Die Tabelle darf nicht formatiert sein!
- Keine Zeilenumbrüche in Zellen (s. Abb 1)
- Keine verbundenen Zellen innerhalb der Tabelle (s. Abb 2)
- Tabelle nicht als „Liste“ anlegen (s. Abb 3)
